Chaque entreprise à ses traditions, chaque métier sa culture, chaque projet est différent : c'est pourquoi, au début de tout nouveau projet, l'organisme chargé de l'étudier ou de le réaliser constitue une équipe de projet, avec des attributions de fonctions variées, qui dépendront des compétences propres aux personnes disponibles.

Cette étape n°2, appelée « phase de démarrage » ne sera pas abordée aujourd'hui, mais fera l'objet d'un développement à l'occasion du module relatif à la constitution et au management d'une équipe projet.

Je me limiterai simplement aujourd'hui à vous en présenter les grandes lignes :

1 - EXAMINER LE RÔLE DU CHEF DE PROJET

Pour mettre en oeuvre avec succès un projet, il est important de bien comprendre ce qu'il implique pour vous dès le départ.

Vous devez acquérir les compétences de management nécessaire pour constituer une équipe solide et motivée, et la guider vers le succès.

2 - ÉVALUER VOS QUALITÉS DE CHEF DE PROJET

Un bon chef de projet est à la fois un gestionnaire et un chef d'équipe.

Les managers inspirent l'autorité et le respect, savent traduire les plans en actions, et sont capables d'enthousiasmer et de motiver leurs collaborateurs.

Nous verrons ici comment nous auto-évaluer, et comment développer nos qualités de leader pour diriger l'équipe avec succès.

3 - CONSTITUER UNE ÉQUIPE

Une fois le projet planifié et les principaux membres de l'équipe réunis, vous devez vous assurer que vous disposez des collaborateurs nécessaires, avec le bon dosage de compétences et de personnalités.

Nous verrons ici comment sélectionner les bons candidats, étudier leurs rôles et vérifier leur disponibilité.

4 - DIRIGER AVEC EFFICACITÉ

Le succès d'un projet dépend en grande partie de la qualité du travail d'une équipe.

Aussi est-il important d'encourager la recherche de consensus, plutôt que d’opter pour une approche autoritaire.

Nous étudierons ici les différents types de management, de quelle manière diriger et à quel moment l'employé, et comment adapter son mode de management en fonction des membres de l'équipe.

Nous verrons aussi comment prévenir et résoudre les conflits éventuels.

5 - FAVORISER LE TRAVAIL D'ÉQUIPE

Pour qu'une équipe réussisse, vos collaborateurs doivent apprendre à travailler ensemble.

Vous devez donc instaurer une atmosphère positive qui favorise la compétition des idées plutôt que celle des egos.

Nous verrons ici comment encourager le travail d'équipe, comment comprendre l'évolution d'une équipe, et comment préserver la motivation de vos collaborateurs.

6 - PRENDRE DES DÉCISIONS EN COMMUN

Lorsque vous prévoyez le déroulement à venir du projet, une prise de décision de qualité est indispensable.

Il conviendra d'établir une méthode logique de prise de décision, que vous suivrez à chaque fois.

Nous verrons également comment utiliser la remontée d'informations pour vérifier la qualité de ces décisions et comment évaluer les options retenues.

7 - GÉRER L'INFORMATION

Pour le bon déroulement du projet il est indispensable que tout le monde puisse avoir facilement et à tout moment accès aux informations clés.

Nous verrons comment traiter l'information, comment la classer afin de la rendre la plus accessible, et comment nous assurer qu'elle est régulièrement actualisée.

Nous verrons également que plus la communication est bonne, plus le projet se déroulera de manière fluide, et comment mettre en place un plan de communication du projet vers l'extérieur.

8 - LANCER LE PROJET

Une fois que vous avez constitué votre équipe, il est important de réussir le lancement de votre projet.

Conviez tous vos collaborateurs à une réunion de lancement informelle et faites un point sur le projet pour clarifier sa finalité.

Au moment du lancement, réunissez l'équipe pour une cession d'information exhaustive quant aux tenants et aux aboutissants du projet.

Expliquez ses objectifs et ses contraintes, faites savoir quels sont ses bénéfices, et établissez des règles de base concernant le partage de l'information et la prise de décision.

Il est important que cette réunion soit interactive afin que vos collaborateurs puissent poser des questions.

À la fin de la réunion, tout le monde doit avoir compris ce qui doit être fait, et se sentir motivé pour le faire.

RÉDIGER UN RAPPORT DE LANCEMENT

La rédaction d'un rapport de lancement permettra à chacun de prendre conscience de la vision qui a inspiré le projet et de l'objectif à atteindre.

Vous pouvez joindre à ce document un état des ressources disponibles, et donner des indications quant aux risques encourus.

Par ailleurs, il est souhaitable de citer tous les partenaires, afin que chacun puisse les identifier.

Enfin, vous devez demander aux personnes clés, parmi lesquelles vous-même, en tant que chef de projet, et à l'initiateur, de marquer leurs engagements en imposant leur signature au bas du document.

Comment structurer un rapport de lancement ?

Nous allons examiner à présent les cinq parties d'un rapport de lancement et leur objectif.

Vision :
Explication de la finalité du projet.

Objectifs :
1. Expliquer clairement pourquoi le projet est né et ce qu'il vise à atteindre.
2. Énumérer les bénéfices du projet pour toute l'équipe et pour l'entreprise dans son ensemble.

Buts :
Synthèse des indicateurs, des performances actuelles et des objectifs à atteindre.

Objectifs :
1. Fournir des informations claires sur la manière dont on pourra mesurer le succès du projet.
2. Expliquer les résultats escomptés à la fin du projet.

Grandes étapes :
Evénements ou réalisations qui marqueront les progrès accomplis.

Objectifs :
1. Résumé des grandes étapes de mise en oeuvre pour rappeler à tous ceux qu'on attend deux.
2. Établir les échéances de façon qu'elles divisent le projet en segment logique et mesurable.

Risques et opportunités :
Liste des risques potentiels et des occasions supplémentaires.

Objectifs :
1. Expliquer ce qui doit être évité lorsque les membres de l'équipe se seront mis à travailler.
2. Mettre en lumière tous les domaines où des améliorations pourraient être apportées afin de tirer le bénéfice maximal du projet.

Liste des partenaires :
Répertoire de tous les partenaires impliqués dans le projet.

Objectifs :
1. Nommer toutes les parties intéressées au projet et faire une liste de leurs pouvoirs pour ajouter à la crédibilité du projet.
2. Faire la liste de tous les partenaires extérieurs, et établir ce que chacun de attend du projet.