Lorsqu'un projet approche de son terme, il est important de procéder à une évaluation précise de ce qui a été atteint et des enseignements que l'on peut en tirer pour la prochaine fois.
Évaluez bien le projet afin de mieux gérer les suivants, et assurez-vous que vous n'avez laissé aucun travail en chantier.
La clôture est le « point final » formel d'un projet, que celui-ci soit achevé en arrêté. Un projet peut être arrêté parce qu'il n'est plus viable ou parce que les risques sont trop élevés.
1
- MAXIMISER L'IMPACT DU PROJET
MENER LE PROJET À SON TERME
Lorsqu'un projet touche à sa fin, certains membres de l'équipe vont immanquablement se tourner vers de nouvelles tâches.
Aussi est-il important de les maintenir concentrer sur les objectifs ultimes du projet jusqu'à la toute fin de celui-ci, c'est-à-dire jusqu'au moment où sera rédigé le document de clôture et tenue la réunion finale.
Veillez aussi à protéger vos ressources afin qu'elles ne soient pas détournées du projet trop tôt.
En fin de compte, vous souhaiterez que votre entreprise tire le plus d'enseignements possibles de cet exercice et voudrez vous assurer que les résultats que vous aviez annoncés sont atteints dans leur totalité.
Questions à se poser :
1. Les objectifs initiaux sont-ils atteints ?
2. Le client est-il satisfait du service qui lui a été délivré ?
3. Avez-vous fait le tour de tous vos résultats avec l'ensemble de vos partenaires ?
4. Toutes les nouvelles idées ont-elles été dûment enregistrées ?
5.
Avez-vous remercié tous les contributeurs au projet ?
TIRER LES LEÇONS D'UN PROJET
La clôture du projet se fait en trois étapes :
1. Elaborer le rapport de clôture.
2. Clore le projet de façon formelle.
3. Clore définitivement et communiquer.
Votre coordinateur publiera un rapport expliquant les réalisations du projet et détaillant toute l'information digne d'intérêt.
Si le projet est appelé à se répéter, réunissez-vous avec une équipe pour le passer en revue du début à la fin.
Demandez à vos collaborateurs de souligner à quels stades ils auraient pu fournir un meilleur travail, et de quelle façon ils auraient pu le faire.
Votre entreprise peut tirer un profit significatif du projet si vous résumer ces conclusions de manière formalisée que l'on appellera le « rapport de clôture ».
Le rapport de clôture :
Lorsqu'un projet est clôturé, le chef de projet doit :
1. Vérifier l'état et la complétude du business case (comprenant la définition de projet), les journaux de bord des modifications et des problèmes, le rapport d'avancement le plus récent et tous les documents faisant référence au projet.
2. Élaborez avec l'équipe un brouillon de rapport de clôture.
Le but du rapport de clôture est d'enregistrer le motif de la clôture, les résultats du projet achevé, ainsi que toutes les responsabilités devant être passées à d'autres personnes.
Il
informe également des leçons dégagées sur la
conduite du projet et sur l'efficacité des processus utilisés.
Le rapport de clôture contient les paragraphes suivants :
1. Les objectifs : Énoncez les objectifs comme dans le business case. Incluez toutes les modifications apportées depuis l'approbation est donnez la raison de ces changements.
2. La déclaration de clôture : Enoncez les circonstances dans lesquelles le projet est clôturé. Si le projet est arrêté avant sa fin, décrivez les raisons de l'arrêt est indiquez les chances actuelles de renaissance du projet.
3. La mesure des bénéfices : Énoncez les bénéfices tangibles (donnés dans le business case).
4. Les problèmes non résolus et les « livrables » inachevés : Listez les problèmes ou les « livrables » clés non encore acceptés.
Pour chacun, indiquez qui a accepté d'en être le responsable et la solution proposée (y compris la date).
5. L'efficacité du projet : Indiquez le coût réel, les ressources consommées et le planning réel achevé comparé au plan initial.
6. Les leçons dégagées : En vous référant à l'efficacité et aux expériences de l'équipe de projet (c'est-à-dire les principaux problèmes rencontrés, les changements de stratégie), indiquez ce qui aurait pu être amélioré. Identifiez les domaines où le temps, l'argent ou les ressources auraient pu être mieux utilisés.
Recommandez des actions pour les futurs projets afin d'éliminer les inefficacités rencontrées.
Identifiez ce qui a bien fonctionné.
Recommandez des méthodes, des processus, des démarches et des outils pouvant être utiles pour deux futurs projets.
7. Les remerciements : il est important que tous les membres de l'équipe se séparent avec un sentiment aussi positif que possible, et ce notamment parce que vous pourrez être amené à retravailler avec eux sur des projets futurs.
Prenez chacun pas pour le remercier de sa contribution.
L'exploitation du retour d'expérience :
Tirez les leçons des expériences de chaque projet et discutez-en
lors de la clôture du projet.